بر اساس هماهنگی‌های به عمل آمده این مدیریت با مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی و سایر واحدهای مربوط، ثبت نام پذیرفته شدگان از طریق ورود به سامانه reg.ut.ac.ir انجام می‌پذیرد و پیش بینی‌های لازم به منظور ساده سازی مراحل، دستیابی سریع به مقررات و نکات مهم و اطلاع رسانی الکترونیکی در مراحل ثبت نام، برنامه ریزی شده است.‌‌‌‌‌‌‌
 
یادآوری نکات مهم:
 
- دانش آموختگان قطعی سال‌های قبل با فرم معدل سازمان سنجش آموزش کشور نمی‌توانند ثبت نام نمایند و باید مدرک معتبر (طبق دستورالعمل) ارائه نمایند. در خصوص آن دسته از نو دانشجویانی که طبق دستورالعمل مجاز به ثبت نام با ارائه فرم مخصوص میانگین دانشجوی سال آخر در ثبت نام الکترونیکی وحضوری می باشند، لازم است کارشناسان محترم در سامانه جامع آموزش در باکس مربوط به پذیرش نهایی درآیتم مربوط به فرم میانگین معدل "دریافت شده" ثبت نمایند پس از تایید نهایی از طریق گزارش ۲۲۱ فهرست دانشجویانی که دارای مدرک تحویل شده فوق که دارای کد ۱۹۹ می باشد را از سیستم استخراج و تا پایان نیمسال ۱-۱۴۰۱ اصل گواهی موقت مقطع قبلی را از دانشجویان اخذ و در پرونده الکترونیکی بارگذاری نمایند.
 
- ثبت نام کارکنان دولت، پرسنل و شاغلین نیروهای نظامی، انتظامی، سپاه پاسداران انقلا ب اسلامی، ارتش جمهوری اسلامی و… باید با ارائه نامه موافقت با ادامه تحصیل بدون قید وشرط وطبق مقررات مربوط انجام شود. اصل نامه‌های ارائه شده توسط پذیرفته شدگان در رابطه با موارد مختلف (شامل؛ بورسیه، حوزه علمیه، نظام وظیفه، ترخیص از خدمت نظام و…) اخذ گردد.
 
- کلیه پذیرفته شدگان مشمول خدمت نظام وظیفه، لازم است در اسرع وقت پس از تأیید نهایی ثبت نام، از طریق سامانه جامع آموزش دانشگاه - قسمت پیشخوان خدمت - گواهی اشتغال به تحصیل - فرم درخواست معافیت تحصیلی (با انتخاب کد ۶ رقمی شناسیه اینترنتی دانشکدگان / دانشکده محل تحصیل - جدول پیوست است) برای اخذ معافیت تحصیلی از طریق دفاتر پلیس + ۱۰ اقدام نمایند. لازم به ذکر است فرم درخواست معافیت تحصیلی پس از انجام مراحل فوق به پست الکترونیکی (ایمیل ایشان) ارسال می‌گردد. ثبت نام دانشجوی مشمول خدمت نظام وظیفه در نیمسال بعدی منوط به وصول معافیت تحصیلی از سازمان وظیفه عمومی ناجا می باشد.
 
- تاییدیه تحصیل مقطع قبلی باید با روش اعلام شده از طریق سامانه استعلام وزارت علوم وتحقیقات و فناوری درخواست و دانشجو موظف به پیگیری تا وصول آن می‌باشد.
 
-مربیان پذیرفته شده (بدون استفاده از سهمیه / با استفاده از سهمیه مربی) می‌بایست قبل از ثبت نام موافقت نامه کتبی محل خدمت خود را مبنی بر ادامه تحصیل بارگذاری نمایند.از ثبت نام مربیان پذیرفته شده، بدون موافقت نامه از سوی دانشگاه محل خدمت جدا"ممانعت به عمل آید.
 
- شهریه تحصیل مربی پذیرفته شده با استفاده از سهمیه ۱۰% مربیان، بر اساس مصوبه هیأت امنای دانشگاه در قالب قرارداد منعقده، می‌بایست از سوی دانشگاه محل خدمت مربی تأمین گردد. در غیر این صورت تأمین شهریه تحصیل (در قالب قرارداد) بر عهده مربی می‌باشد. ثبت نام پذیرفته شدگان مذکور پس از انعقاد قرارداد و صدور مجوز ثبت نام از سوی اداره کل خدمات آموزشی امکان پذیر خواهد بود.